Görev Tanımları

OSMANİYE KORKUT ATA ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

Kurumu

 Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi

Birimi

 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Alt Birimi

Görev Amacı

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kuramlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 31. Maddesinde belirtilen; Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak, mezuniyet, kimlik, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek.

İlgili Mevzuat

OKÜ Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisans ve Ön lisans Öğrenci Danışmanlığı Yönergesi,

OKÜ Engelli Öğrenci Birimi Yönergesi,

OKÜ Öğrenci Temsilcileri ve Konseyleri Yönergesi,

OKÜ Ön lisans ve Lisans Programlarına Uluslararası Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Yönergesi,

OKÜ Uluslararası Öğrenci Adaylarının Lisansüstü Programlara Kabul Yönergesi,

2547 Yükseköğretim Kanunu,

Yükseköğretim Kurumlarında Ön lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik,

Yükseköğretim Kurumlan Öğrenci Disiplin Yönetmeliği,

Resmi Yazışma Yönetmeliği,

YÖK Standart Dosya Planı,

Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payı ve Öğretim Ücretlerinin Tespitine İlişkin Bakanlar Kurulu Kararları,

YÖK Mevzuatı,

Diğer Mevzuatlar.

İç Kontrol Standardı

 Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

İç Kontrol Genel Şartı

 KOS 2.2.Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Temel İş ve Sorumluluklar

Daire Başkanlığı'nın görev alanına giren konuların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini planlamak, koordine etmek ve denetlemek, kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatla verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak.

Merkezi sistemle alınan öğrencilerin kayıt ön hazırlıklarını yapmak, kayıt sürecini organize edip, kayıtların yapılmasını sağlamak. Öğrenci kimlik kartlarının hazırlanması ve dağıtım sürecini takip etmek.

İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini ve ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak.

Başbakanlık bursu alacak öğrencilerin burs komisyonuna gönderilip gelen sonuçların KYK' nın sistemine işlenmesi sürecini takip etmek.

Ön lisans ve Lisans programlarına kayıtlı öğrencilerin tüm yazışma, iş ve işlemlerinin takibi, dosyaların arşivlenmesi, lisansüstü öğrencileri ile ilgili ise enstitülerle iletişimi sağlamak.

YÖK-ÖSYM vb. kurum ve kuruluşlarla iş süreçlerini yürütmek.

Öğrenci katkı payı/öğrenim ücretlerinin takibi, ders kayıtlarının yapılması sürecini takip etmek.

Akademik takvim önerileri ve bir sonraki yılın ders planlarını senatoya sunmak. Onayını almak ders planlarının ve takvimin uygulanmasını sağlamak.

Üniversite Kurullarının, Eğitim-Öğretim ile ilgili alınan kararlarının uygulanmasını sağlamak.

Daire Başkanlığı'na ait birimler arasında koordinasyonu sağlamak, birimlerin işbirliği ve uyum içerisinde çalışmasını temin etmek ve ortaya çıkan sorunları çözmek.

Üniversitenin stratejik planının, faaliyet raporlarının, brifing dostlarının v.b hazırlanmasında başkanlıktan istenen bilgi ve belgeleri ilgili birime sunmak.

Daire Başkanlığına gelen evrakın ilgili birimlere dağıtımının yapılması, toplanması ve istenen bilgilerin ilgili birime/kuruma gönderilmesini sağlamak.

Birimin bütçesini hazırlamak ve üst yönetimin onayına sunmak.

Bütçesine ayrılan parayı etkin ve verimli bir şekilde kullanarak birimin ihtiyaçlarım karşılamak.

Mezuniyet sürecini yürütmek. Diploma ve diploma eklerinin hazırlanmasını ve mezunlara dağıtımını sağlamak.

Fakülte/yüksekokul/enstitü/meslek yüksekokulu kurulması, böliim/program açılması/üniversiteye bağlı merkez kurulması /mevcut bölüm/programlara öğrenci alınması ile ilgili süreci takip etmek, YÖK'e bildirmek işlemi sonuçlandırmak.

Birimde çalışan personelin işlerini yürütebilmesi için araç gereç temin ederek, birimin iş tanımında yer alan görevlerin verimli ve gecikmeye meydan vermeden yürütülmesini ve denetimini sağlamak.

Öğrenci İşleri Daire Başkanı, görev alanına giren konularda Genel Sekretere, Rektör Yardımcısına ve Rektöre karşı sorumludur.

Hazırlayan

Onaylayan

Gülşah SARAÇOĞLU

Filiz YİĞİT

Şef

Daire Başkanı

OSMANİYE KORKUT ATA ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

 ÖĞRENCİ İŞLERİ VE OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Kurumu

 Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi

Birimi

 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Alt Birimi

 ÖĞRENCİ İŞLERİ VE OTOMASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Görev Amacı

 Biriminin görev yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm işleri düzenli, verimli ve gecikmeye meydan vermeden yapmak ve sonuçlandırmak.

İlgili Mevzuat

OKÜ Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisans ve Ön lisans Öğrenci Danışmanlığı Yönergesi,

OKÜ Engelli Öğrenci Birimi Yönergesi,

OKÜ Öğrenci Temsilcileri ve Konseyleri Yönergesi,

OKÜ Ön lisans ve Lisans Programlarına Uluslararası Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Yönergesi,

OKÜ Uluslararası Öğrenci Adaylarının Lisansüstü Programlara Kabul Yönergesi,

2547 Yükseköğretim Kanunu,

Yükseköğretim Kurumlarında Ön lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik,

Yükseköğretim Kurumlan Öğrenci Disiplin Yönetmeliği,

Resmi Yazışma Yönetmeliği,

YÖK Standart Dosya Planı,

Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payı ve Öğretim Ücretlerinin Tespitine İlişkin Bakanlar Kurulu Kararları,

YÖK Mevzuatı,

Diğer Mevzuatlar.

İç Kontrol Standardı

 Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

İç Kontrol Genel Şartı

 KOS 2.2.Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Temel İş ve Sorumluluklar

Önlisans ve lisans öğrencileri için akademik birimlerin aldığı kararları Öğrenci Bilgi Sistemine işlemek. Lisansüstü öğrenciler ile ilgili ise enstitüler ile iletişimi sağlamak gelen talepleri değerlendirmek.

Öğrenci bilgi sisteminin çalışmasını sağlamak yaşanan sorunlar/istekleri firmaya iletmek gelen cevapları takip etmek, işlemi sonuçlandırmak ve amirine bilgi vermek.

Öğretim üyesi ve öğrencilere öğrenci bilgi sistemiyle ilgili destek sağlamak.

Öğrenci mezuniyet bilgi formlarını ve transkript belgelerini hazırlamak onay için akademik birimlere göndermek ve gelen evraklar doğrultusunda diploma ve diploma eklerini hazırlamak.

ÖSYM istatistiklerini hazırlamak ve sisteme girmek.

Yeni kayıtların yapılacağı merkez ve tarihlerin belirlenerek, ÖSYM’ye bildirilmesi sürecini takip etmek.

YÖKSİS işlemlerini takip etmek.

Üniversitemiz öğrencilerinden KYK’dan burs/kredi alan öğrencilerin öğrenci bilgi sistemine aktarmak.

Öğrenci durum değişikliklerini KYK'ya bildirmek.

ÖSYS/DGS/ÖSYS EK KON./DGS EK KONT./Uluslararası Öğrenci Kontenjanından Üniversitemize yerleşenler ile Hükümet burslusu olarak yerleşen adayların kayıt hazırlıklarının yapılması, kayıt zarfı, öğrenci belgelerinin hazırlanması.

Uluslararası öğrenci işlemleri ile Bologna iş ve işlemlerini takip etmek, sonuçlandırmak ve konu ile ilgili amirine bilgi vermek.

Kendisine havale edilen evraklarla ilgili işlemleri yapmak, takip etmek, sonuçlanan evrakı dosyalamak ve amirine bilgi vermek.

Amirinin verdiği diğer iş ve işlemleri yapmak. Takip etliği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek.

Hazırlayan

Onaylayan

Gülşah SARAÇOĞLU

Filiz YİĞİT

Şef

Daire Başkanı

OSMANİYE KORKUT ATA ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

 HARÇLAR VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Kurumu

 Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi

Birimi

 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Alt Birimi

 HARÇLAR VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Görev Amacı

 Biriminin görev yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm işlerin düzenli, verimli ve gecikmeye meydan vermeden yapmak ve sonuçlandırmak.

İlgili Mevzuat

OKÜ Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisans ve Ön lisans Öğrenci Danışmanlığı Yönergesi,

OKÜ Engelli Öğrenci Birimi Yönergesi,

OKÜ Öğrenci Temsilcileri ve Konseyleri Yönergesi,

OKÜ Ön lisans ve Lisans Programlarına Uluslararası Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Yönergesi,

OKÜ Uluslararası Öğrenci Adaylarının Lisansüstü Programlara Kabul Yönergesi,

2547 Yükseköğretim Kanunu,

Yükseköğretim Kurumlarında Ön lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik,

Yükseköğretim Kurumlan Öğrenci Disiplin Yönetmeliği,

Resmi Yazışma Yönetmeliği,

YÖK Standart Dosya Planı,

Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payı ve Öğretim Ücretlerinin Tespitine İlişkin Bakanlar Kurulu Kararları,

YÖK Mevzuatı,

Diğer Mevzuatlar.

İç Kontrol Standardı

 Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

İç Kontrol Genel Şartı

 KOS 2.2.Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Temel İş ve Sorumluluklar

Katkı Payı/öğrenim ücretlerini ilgili mevzuat çerçevesinde takip ederek Katkı payı/öğrenim ücreti miktarlarının sisteme girilmesi, banka dosyasının hazırlanması ve ilgili bankalara gönderilmesi gelen geri bildirim dosyalarının sisteme aktarılması ve öğrencinin ders kaydının yapılmasının sağlanması, tüm öğrencilerin katkı payı/öğrenim ücreti işlemlerini hatasız yapmak ve kontrol etmek.

Satın alına, ayniyat bütçe, gerçekleştirme görevliliği ve maaş mutemedi olarak ilgili iş ve işlemleri takip etmek, sonuçlandırmak konu ile ilgili amirine bilgi vermek.

Birime ait tüm taşınır işlemlerini takip etmek.

Öğrenci Kimliklerini hazırlamak.

Kendisine havale edilen evraklarla ilgili işlemleri yapmak, takip etmek, sonuçlanan evrakı dosyalamak ve amirine bilgi vermek.

Birimden istenen her türlü istatistiki bilgileri hazırlayıp düzenlemek.

Amirinin verdiği diğer iş ve işlemleri yapmak. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek.

Hazırlayan

Onaylayan

Gülşah SARAÇOĞLU

Filiz YİĞİT

Şef

Daire Başkanı

OSMANİYE KORKUT ATA ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

 YAZI İŞLERİ VE KAYIT KABUL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Kurumu

 Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi

Birimi

 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Alt Birimi

 Yazı İşleri ve Kayıt Kabul Şube Müdürlüğü

Görev Amacı

 Biriminin görev yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm işleri düzenli, verimli ve

İlgili Mevzuat

OKÜ Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

OKÜ Lisans ve Ön lisans Öğrenci Danışmanlığı Yönergesi,

OKÜ Engelli Öğrenci Birimi Yönergesi,

OKÜ Öğrenci Temsilcileri ve Konseyleri Yönergesi,

OKÜ Ön lisans ve Lisans Programlarına Uluslararası Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Yönergesi,

OKÜ Uluslararası Öğrenci Adaylarının Lisansüstü Programlara Kabul Yönergesi,

2547 Yükseköğretim Kanunu,

Yükseköğretim Kurumlarında Ön lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik,

Yükseköğretim Kurumlan Öğrenci Disiplin Yönetmeliği,

Resmi Yazışma Yönetmeliği,

YÖK Standart Dosya Planı,

Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payı ve Öğretim Ücretlerinin Tespitine İlişkin Bakanlar Kurulu Kararları,

YÖK Mevzuatı,

Diğer Mevzuatlar.

İç Kontrol Standardı

 Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

İç Kontrol Genel Şartı

 KOS 2.2.Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince

Temel İş ve Sorumluluklar

Eğitim öğretim yılı bazında akademik birimlerimizle gerekli yazışmaları yapıp, ilgili kurullardan geçen çift anadal/yan dal program kontenjanlarını ilan etmek, başvuruları alarak ilgili akademik birime göndermek. Çift anadal/yan dal programlarına yerleşen adayların kayıtlarını alarak iş süreçlerini takip etmek.

Fakülte/yüksekokul/enstitü/meslek yüksekokulu kurulması, bölüm/program açılması/üniversiteye bağlı merkez kurulması /mevcut bölüm/programlara öğrenci alınması ile ilgili süreci takip etmek, YÖK'e bildirmek işlemi sonuçlandırmak.

Akademik Takvim önerilerinin ve ders planlarının akademik birimlerden toplanarak senatoya sunulması ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

Disiplin cezalarını Öğrenci Bilgi Sistemine ve YÖKSİS'e işlenmek. Bildirilmesi gereken Cezaları YÖK'e ve ilgili kurum ve kuruluşlara göndermek.

ÖSYM kontenjanlarının birimlerden istemek, gelen kontenjanları senatoya sunmak, alman karar doğrultusunda ÖSYM'nin sistemine işlemek.

Ek kontenjanları ÖSYM‘ye bildirmek.

Yurt dışı kontenjan önerilerini akademik birimlerden istemek, gelen önerileri senatoya sunarak alman karar doğrultusunda kontenjanları YÖSİS’e işlenmek üzere ilgili personele teslim etmek.

İlk defa öğrenci alımı teklif edilecek yükseköğretim programları için YÖK'ten gelen yazıyı birimlere göndermek, gelen cevapları senatoya sunmak ve alman kararı YÖK' e bildirmek.

Bir sonraki yılın akademik, takvim önerilerini ve ders planlarını birimlerden yazı ile istemek, gelen önerileri senatoya sunmak, senatoda kabul edilen akademik takvimi YÖK, akademik ve idari birimlere bildirmek ve üniversitenin web sayfasında yayınlanmasını sağlamak.

Uluslararası öğrencilerden alınacak öğrenim ücretlerini Üniversite Yönetim Kuruluna sunmak, alınan kararların ilgililerine duyurulmasını sağlamak.

Güz ve bahar yarıyılları için yatay geçiş kontenjanlarını akademik birimlerden isteyip senatoya sunmak çıkan karar doğrultusunda kontenjanları YÖKSİS’e girmek.

Her dönem başında ders kayıt formlarını yazıyla akademik birimlerden istemek

Her dönem sonunda otomasyon birimi tarafından hazırlanan mezuniyet bilgi formlarını diploma ve diploma eklerini akademik birimlere onay için göndermek,

Birime Gelen ve giden evrakların dağıtımın yapmak kaydetmek ve dosyalamak.

Öğrenci temsilcisi seçimine ilişkin yazışmaları yapılmak.

Yazdığı ve gönderdiği evrakların takibini yapmak ve amirine bilgi vermek.

Senato üniversite yönetim kuruluna sunulması gereken işlemleri ilgili kurullara sunmak ve takıp ederek sonuçlandırmak.

Banko hizmetinden yararlanacak öğrencilere; öğrenci belgesi, transkript, geçici mezuniyet belgelerim hazırlamak ve teslim etmek. Diploma ve diploma eki vb. belgeleri teslim etmek.

İlişik kesme işlemlerini yapmak, gerekli belgeleri istemek ve öğrenciye verilmesi gereken belgelen teslim etmek.

Kaydı silinen, yatay geçiş yaparak ayrılan öğrencilerin EK-C2 belgelerini ilgili askerlik şubesine göndermek.

Öğrenciler tarafından Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına verilecek matbu form ve dilekçelerin doldurulmasını sağlamak ve yönlendirmek.

Akademik birimlerden gelen ders kayıt formlarını öğrenci dosyalarına takmak.

Birimdeki tüm banko işlemlerini yürütmek. Amirinin verdiği diğer iş ve işlemleri yapmak. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek.

Hazırlayan

Onaylayan

Gülşah SARAÇOĞLU

Filiz YİĞİT

Şef

Daire Başkanı