OKÜ Radyo
Yemekhane Rezervasyon
Süreç ve Doküman Standardizasyonu Çalışma Grubu
Bölüm düzeyindeki süreçlerin, görev tanımlarının, iş akışlarının ve ortak kullanılan dokümanların tutarlı, izlenebilir ve standart bir yapıda hazırlanmasına destek veren çalışma grubu.
2026–2027 Eğitim-Öğretim Yılı
2026–2027 Eğitim-Öğretim Yılı
Çalışma grubunun görev süresi 2026–2027 Eğitim-Öğretim Yılı ile sınırlıdır. Görev süresi içerisinde herhangi bir nedenle üye değişikliği yapılması hâlinde, görevlendirilen yeni üyenin görev süresi çalışma grubunun kalan görev süresi ile sınırlıdır ve 2026–2027 Eğitim-Öğretim Yılının sona ermesiyle birlikte sona erer.
Görevli Akademik Personel
Görevli Akademik Personel
 |
 |
 |
Süreç ve Doküman Standardizasyonu
Süreç ve Doküman Standardizasyonu
Çalışma grubunun görevleri; görev ve çalışma esaslarının standardizasyonu, süreç tanımlarının ve iş akışlarının hazırlanması, ortak şablonların geliştirilmesi, terminolojik uyum ve doküman bütünlüğünün sağlanmasına yönelik teknik çalışmaları kapsar.
Bölüm bünyesindeki komisyon, temsilcilik, danışma kurulu ve çalışma gruplarına ilişkin görev tanımı, görev ve çalışma esasları ile benzeri düzenleyici dokümanların hazırlanmasına ve standardizasyonuna yönelik taslak çalışmalar yürütmek.
Bölüm yapılarının görev, sorumluluk, yetki, süreç sahipliği, koordinasyon ve raporlama ilişkilerinin açık ve tutarlı biçimde gösterilmesine yönelik doküman taslakları hazırlamak.
Bölümde yürütülen akademik ve idari süreçlerden dokümante edilmesine ihtiyaç duyulanlar için ilgili süreç sahipleriyle birlikte süreç tanımı ve iş akış şeması taslakları hazırlamak.
İş akış şemalarında sürecin başlangıç ve bitiş noktalarının, işlem adımlarının, sorumlu yapıların, karar ve onay noktalarının, gerekli girdilerin ve temel çıktıların açık biçimde gösterilmesine yönelik ortak bir sistematik geliştirmek.
Bölüm bünyesinde ortak veya tekrarlayan kullanım ihtiyacı bulunan form, tutanak, çizelge, kontrol listesi, rapor formatı, izleme tablosu ve benzeri dokümanlara ilişkin standart şablon taslakları hazırlamak.
Mevcut görev tanımları, görev ve çalışma esasları, süreç tanımları, iş akışları, form ve şablonları; terminoloji, yapı, biçim, kodlama, sürüm bilgisi ve doküman bütünlüğü bakımından incelemek ve standardizasyon ihtiyacı bulunan hususları belirlemek.
Aynı veya benzer kavramların farklı bölüm dokümanlarında farklı anlamlarda kullanılmasını önlemeye yönelik terminolojik uyum çalışmaları yapmak.
Bölüm yapılarının görev alanları ve süreç sahipliklerinin dokümanlarda birbiriyle çelişip çelişmediğini teknik açıdan incelemek; tespit edilen olası görev çakışması, süreç boşluğu, yetki belirsizliği veya diğer uyumsuzlukları değerlendirilmek üzere Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Komisyonuna bildirmek.
Hazırlanan süreç ve doküman taslaklarının ilgili mevzuat, Üniversite/Fakülte düzenlemeleri ve bölümde kabul edilen ortak esaslarla biçimsel ve sistematik uyumunun kontrolüne katkı sağlamak.
Bir süreç veya dokümanın içeriği başka bir komisyonun, temsilciliğin, danışma kurulunun, çalışma grubunun veya diğer bölüm yapısının görev alanıyla ilişkili olduğunda ilgili süreç sahibinin görüş ve katkısının alınmasını sağlayacak koordinasyonu desteklemek.
İlgili süreç sahiplerinden alınan görüş ve düzeltmeler doğrultusunda süreç ve doküman taslaklarını revize etmek.
Bölüm genelinde kullanılabilecek ortak doküman yapısı, başlıklandırma, numaralandırma, kodlama, sürümleme, revizyon, tarih, onay ve benzeri doküman yönetimi unsurlarına ilişkin standardizasyon önerileri geliştirmek.
Yürürlükte bulunan bölüm dokümanlarının güncelliğinin ve birbirleriyle uyumunun izlenmesini kolaylaştıracak doküman envanteri, revizyon takip tablosu veya benzeri araçlara ilişkin taslaklar geliştirmek.
Yeni oluşturulan veya değiştirilen bir bölüm yapısı ya da süreç nedeniyle mevcut görev tanımı, görev ve çalışma esası, süreç tanımı, iş akışı, form veya diğer dokümanlarda güncelleme ihtiyacı doğup doğmadığını teknik açıdan incelemek.
Kalite güvence ve akreditasyon süreçlerinde dokümantasyon veya izlenebilirlik bakımından standardizasyon ihtiyacı tespit edilen alanlara yönelik süreç ve doküman geliştirme çalışmalarına teknik destek sağlamak.
Bölümün akademik ve idari işleyişi arasındaki bağlantıları dikkate alarak hazırlanan süreç ve iş akışlarının uygulamada gerçekleştirilebilirliğinin değerlendirilmesine katkı sağlamak.
Hazırlanan görev tanımı, görev ve çalışma esası, süreç tanımı, iş akış şeması, form, şablon ve diğer doküman taslaklarını değerlendirilmek üzere Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Komisyonuna sunmak.
Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Komisyonunun değerlendirmeleri ve ilgili süreç sahiplerinin görüşleri doğrultusunda gerekli revizyonları yapmak.
Uygun bulunan dokümanların ilgili yetkili makamın karar veya onayına sunulabilmesi için gerekli nihai taslak ve eklerin hazırlanmasına teknik destek sağlamak.
Yürürlüğe konulan standart dokümanların uygulanması sırasında ortaya çıkan biçimsel, teknik, idari veya sistematik sorunları derlemek ve gerekli revizyon önerilerini Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Komisyonuna sunmak.
Görev alanı kapsamında geliştirilen taslakların, revizyonların ve ilgili çalışma kayıtlarının izlenebilirliğini sağlamak.
Bölüm Başkanlığı ve Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Komisyonu tarafından süreç ve doküman standardizasyonu kapsamında verilen diğer görevleri, Çalışma Gruplarına İlişkin Ortak Esaslarda belirlenen sınırlar içinde yürütmek.
Güncelleme: 14.09.2026 20:28:39
Görüntülenme Sayısı: 52