Elektronik Belge Yönetim Sistemi Şube Müdürlüğü
Üniversite personelinin elektronik imza süreçleri, EBYS kullanımı süreçlerini yöneten EBYS Birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir:
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Sistem Yöneticisinin Görev Tanımı
Üniversitenin tüm yazışmalarında kullanılan EBYS’nin etkin ve verimli kullanılması, kurum arşivinin kurulması ve yönetilmesi sağlamak amacıyla Kurum Arşiv Birim Sorumlusu aşağıdaki görevleri yerine getirir:
- EBYS’nin düzenli ve kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasını sağlamak, kullanıcılara yönelik yardım materyallerini hazırlayarak EBYS eğitimleri düzenlemek,
- EBYS üzerinde erişim hakları, yetki ve pozisyonların belirlenmesi ve gerekli değişimlerin zamanında sistem üzerinden yapmak,
- EBYS üzerinde yeni birim kurulması, birimlerin birleştirilmesi, birim kapanması gibi işlemleri yapmak,
- EBYS ile ilgili talep, öneri ve şikâyet gibi görüşleri almak ve değerlendirmek,
- EBYS ile ilgili yazılımsal gelişmeleri takip etmek,
- Üniversite personelinin elektronik imza süreçlerinin süreçlerini yürütmek,
- Üniversitenin yazışma birim kodlarının verilmesi, kod uygulamalarında YÖK ve Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) ile ilişkilerin yürütülmesini sağlamak,
- Üniversite KEP süreçlerinin teknik yönetimini yapmak.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Personelinin Görev Tanımı
Birim emrinde görevli şefler, memurlar, hizmetliler ve sürekli işçiler kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. EBYS Şube Müdürlüğü personeli aşağıdaki görevleri yerine getirir.
- EBYS’nin düzenli ve kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasını sağlamak,
- Üniversitenin birimlerinden EBYS ile ilgili talep, öneri ve şikâyet gibi görüşleri almak ve Birim Sorumlusuna sunmak,
- EBYS kaynaklı teknik sorunların çözümü için tüm birimler ile iletişim içinde olmak,
- EBYS ile ilgili yazılımsal gelişmeleri takip etmek ve uygulamak,
- Elektronik imza ile ilgili taleplerin alınıp gerekli işlemler yapıldıktan sonra TÜBİTAK’a iletmek,
- Personelin elektronik imza başvuru, kayıp ve iptal süreçlerini yürütmek,
- Elektronik imza konusunda ilk tanımlama, kurulum, şifre alma vb. işlemler ile elektronik imza kullanıcıların karşılaştıkları sorunların çözümünde destek vermek,
EBYS Destek Sayfası: https://www.osmaniye.edu.tr/ebysdestek
|