Yazı İşleri Şube Müdürünün Görev Tanımı

Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün iş ve işlemleriyle ilgili Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısına karşı sorumludur. Yazı İşleri Müdürü aşağıdaki görevleri yerine getirir:

1. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,
2. Müdürlük Bünyesinde görev yapan personel (şef, memur, hizmetli ve sürekli işçi) tarafından tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini ve mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar,
3. Yönetim Kurulu ve Senato Toplantılarının organize edilmesini, Genel Sekreterlik Makamınca gündemin belirlenmesine müteakiben Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı gündemlerinin hazırlanmasını ve alınan kararların ilgili birimlere iletilmesini sağlar,
4. Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının yönlendirdiği kurum içi ve kurum dışı yazışmaları EBYS’de hazırlamak ve takip etmek,

Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı tarafından verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

Yazı İşleri Şube Müdürlüğü Personelinin Görev Tanımı

      Müdürlük emrinde görevli şefler, memurlar, hizmetliler ve sürekli işçiler kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Yazı İşleri Müdürlüğü personeli aşağıdaki görevleri yerine getirir:

Yazı İşleri Bürosu

1. Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu Toplantısında görüşülmesi için Genel Sekreterlik Makamınca havale edilen evrakların söz konusu makamlar tarafından gündemin belirlenmesinden sonra Senato ve Yönetim Kurulu Toplantı gündemini hazırlamak ve konuları Senato ve Yönetim Kurulu Toplantısına getirmek,
2. Senato ve Yönetim kurulu toplantısında alınan kararların yazılması, çoğaltılması ve ilgili birimlere dağıtımını gerçekleştirmek,
3. Senato ve Yönetim Kurulu toplantısında alınan kararların kurul üyeleri tarafından imzalanmasını sağlamak,
4. Senato ve Yönetim Kurulu toplantısında alınan kararların ciltlenerek arşivlenmesi ve korunmasını sağlamak,
5. Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının havale ettiği ve cevap istenilen yazıların ilgili birimlere yazılmasını sağlamak, herhangi bir cevap istenmeyen yazıların dosyasına kaldırılmasını sağlamak,
6. Sorumlu olduğu işlerin tam, zamanında ve etkin şekilde yürütülmesini sağlamak,
7. Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı ve Yazı İşleri Müdürü tarafından verilen görevleri yerine getirmek,
8. Görevin yerine getirilmesi, çalışmaların yürütülmesinde büro personeli Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumludur.

Gelen – Giden Evrak Bürosu

1. Rektörlüğe elden, posta ve kargo yoluyla gelen evrakları teslim almak, elden, posta, KEP ve tebligat yoluyla gelen evrakların kaydını yapmak, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının havalesi için sevk etmek,
2. Evrak birimine gelen gizlilik dereceli evrakın/belgelerin, usulüne uygun olarak ilgililere süratle ulaştırılmasını ve ilgisiz kişilerin eline geçmesinin engellenerek usulüne uygun biçimde süratle iletilmesini sağlamak,
3. Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının havale ettiği evrakları ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek,
4. Rektörlüğün elden, posta, kargo ve KEP yoluyla gönderilmek üzere hazırlanan evraklarının gönderi işlerini gerçekleştirmek,
5. Görevin yerine getirilmesi, çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından büro personeli Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumludur.